Qué información necesita una orden
Identificá el proveedor, la obra o fideicomiso y el rubro. Registrá el detalle de la compra, su importe y moneda. Asociá la factura o el documento que permita comprobar el gasto.
La referencia de la factura y la fecha ayudan a reconocer la operación más adelante. Antes de cargar un documento que ya estaba en una planilla, buscá por esos datos y compará el importe para evitar duplicados.
Aprobar, firmar y pagar son acciones diferentes
- Aprobación: el responsable revisa que los datos y documentos sean correctos.
- Firma: queda registrada la intervención del usuario habilitado en el circuito documental.
- Pago: indica que se realizó el desembolso. No debe darse por hecho únicamente porque la orden esté aprobada.
Al revisar un pendiente, consultá tanto el estado de la orden como el estado de pago. Esto evita confundir un gasto autorizado con dinero ya desembolsado.
Cómo se organiza en TSIGNS
- Creá la orden o incorporá el documento y completá sus datos.
- Asociá el proveedor, la obra o fideicomiso, el rubro y los comprobantes.
- Los responsables habilitados revisan y realizan las aprobaciones del circuito.
- Consultá el documento y el historial para seguir las acciones realizadas.
- Registrá y revisá el estado del pago con su respaldo.
Los pasos disponibles dependen de los permisos y la configuración de la organización. Un usuario que puede consultar una orden no necesariamente puede aprobarla o firmarla.
Qué revisar al cierre del período
Compará las órdenes con sus comprobantes y los pagos registrados. Conservá los importes en su moneda original y diferenciá los pagos pendientes. Si dos registros coinciden en proveedor, factura e importe, revisá el respaldo antes de decidir si corresponden a la misma operación.