Qué registrar en cada gasto
Guardá la obra o fideicomiso, proveedor, rubro, fecha, importe, moneda y comprobante. Si ya se pagó, identificá además la fecha y la forma de pago. La fecha de una factura y la de su pago pueden ser diferentes.
Una orden aprobada permite seguir una compra autorizada. Un pago registrado explica un desembolso. Conviene mantener ambos estados separados para entender qué está pendiente y qué dinero ya salió.
Comparar conceptos equivalentes
Si el presupuesto incluye materiales y mano de obra, contrastalo con los gastos de esos mismos rubros. Agregar terreno, honorarios o escribanía a un solo lado de la comparación hace que el desvío parezca mayor de lo que realmente es para esa parte de la obra.
Presupuesto de materiales y mano de obra: USD 100.000. Gasto registrado en esos rubros: USD 60.000. Saldo de ese presupuesto: USD 40.000.
Si además hubo USD 80.000 de terreno, el gasto total del proyecto sería USD 140.000, pero el gasto a comparar con ese presupuesto seguiría siendo USD 60.000.
El saldo del presupuesto indica cuánto queda dentro de ese alcance. No equivale por sí solo a la ganancia del proyecto ni reemplaza el análisis de cobros, compromisos pendientes y otros costos.
Conservar los pesos y los dólares originales
Registrá cada movimiento en la moneda en la que se realizó. Cuando necesitás un total común, identificá qué cotización se usó y a qué fecha corresponde. Evitá reemplazar el importe original por su equivalente convertido: ambos datos sirven para revisar la cuenta.
En la vista global de Gastos de TSIGNS, los pagos en pesos se expresan en dólares con la cotización histórica registrada para la fecha del pago. El detalle conserva la moneda de origen. Antes de comparar con un presupuesto, comprobá que ambos valores estén expresados con el mismo criterio.
Cómo incorporar una planilla sin duplicar gastos
Compará cada movimiento del detalle con los registros existentes por proveedor, comprobante, fecha, importe y moneda. Una coincidencia de importe no alcanza para confirmar un duplicado; una diferencia de fecha tampoco prueba que sean dos gastos distintos.
Revisá los casos dudosos contra sus documentos y conservá una referencia a la fila de origen. El total de una hoja de resumen puede servir como control final, pero el detalle de movimientos es el que permite saber qué ya estaba registrado.
Cómo se consulta en TSIGNS
En Gastos, seleccioná la obra y el período para revisar los pagos por rubro y su composición. En Presupuestos, compará los importes previstos y gastados de materiales y mano de obra. Los otros rubros permanecen en el registro general de gastos.
La comparación es tan completa como los datos cargados: un pago sin registrar no puede aparecer en el total. Antes de tomar decisiones, revisá si hay movimientos pendientes de incorporar o clasificar.